Przedsiębiorcy już ponad miesiąc korzystają z obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. I chociaż kalendarz pokazuje maj, problemy wciąż są żywe – zwłaszcza przy zamykaniu miesiąca. Czy wiesz, jak bezpiecznie poprawić błędną e-fakturę? Albo dlaczego darmowa aplikacja Podatnika KSeF 2.0 jest tak krytykowana przez ekspertów?

Darmowe narzędzie, które denerwuje

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to darmowe narzędzie dla najmniejszych podatników. Ale jej ograniczenia są znaczące w porównaniu do komercyjnych programów.

„Szkoda, że aplikacja po zalogowaniu podatnika nie pobiera danych, którymi przecież administracja skarbowa już dysponuje” – zauważa Konrad Filip Turzyński, doradca podatkowy z KNDP.

Najpierw musisz podać NIP, aby zalogować się, a potem… te same dane trzeba podać ponownie przy wystawianiu faktur. To redundantne wprowadzanie informacji jest tylko początkiem frustracji.

Aplikacja nie zapisuje żadnych danych podatnika, w tym danych sprzedawcy czy numeru rachunku bankowego. Za każdym razem trzeba je uzupełniać od zera. Nie zapisuje też wersji roboczych – jeśli system wyrzuci błąd, całą pracę trzeba zaczynać od początku.

Jak sobie poradzić? Dwa triki ekspertów

Andrzej Pałys, doradca podatkowy z PwC, wskazuje dwa sposoby na radzenie sobie z tym problemem:

  1. Wygenerować z aplikacji plik XML ze swoimi danymi, zapisać go na komputerze, a przy kolejnej fakturze użyć opcji „wczytaj XML”.
  2. Wybrać opcję „Wystaw podobną” na istniejącej fakturze i zmienić tylko potrzebne dane.

Ale to tylko część problemów.

Największe pułapki: korekty i daty wsteczne

Aplikacja Podatnika pozwala wyłącznie na wystawianie faktur korygujących według mechanizmu „było – jest”. KSeF poprzez API nie ma tego ograniczenia – tam można też użyć metody „przez różnicę”, która jest standardem w zagranicznych systemach VAT.

Nie da się również wystawić faktury z datą wsteczną. To kluczowy problem, ponieważ Ministerstwo Finansów dopuściło wystawianie faktur z datą wsteczną w trybie offline24. Jeśli korzystasz z aplikacji Podatnika, nie możesz wystawić faktury z datą wczorajszą, aby spełnić wymagania tego trybu.

„Aplikacja pozwala na wystawianie faktur w KSeF wyłącznie z datą bieżącą” – tłumaczy Andrzej Pałys.

Jeśli chcesz skorzystać z trybu offline24 lub potrzebujesz faktury z datą wsteczną po awarii systemu, musisz użyć komercyjnego oprogramowania z API.

Nowość: zgłaszanie faktur „scamowych”

Ministerstwo Finansów pod koniec kwietnia udostępniło w aplikacji funkcjonalność zgłaszania faktur „scamowych” – podejrzanych oszustw lub nadużyć. Faktur scamowych już nie zgłaszamy przez Formularz zgłoszeniowy KSeF.

Procedura zgłoszenia:

  1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
  2. Przejdź do zakładki Faktury i Lista faktur.
  3. Wybierz fakturę i zobacz szczegóły.
  4. Użyj opcji „Zgłoszenie nadużycia”.
  5. Wskaż powód, uzupełnij uzasadnienie, potwierdź oświadczenie.
  6. Zatwierdź przyciskiem „Zgłoś”.

7 największych pułapki KSeF. Czy Ty też się na nich złapiesz?

Po ponad miesiącu obowiązkowego KSeF, przedsiębiorcy zgłaszają konkretne problemy, które nasilają się na przełomie miesiąca. Jak opisuje Business Insider, KSeF dotyka codziennej praktyki: momentu wystawiania dokumentu, sposobu przekazania, zasad poprawiania błędów i współpracy z księgowością.

Wbrew pozorom, wdrożenie KSeF to nie zadanie księgowości, ale przedsiębiorcy. On odpowiada za kontakt z kontrahentami, wyłapywanie błędów i ich naprawę. Zła organizacja może sporo kosztować.

Eksperci z kancelarii LTCA, współpracujący z Business Insider, zebrali najczęstsze pytania – czyli największe pułapki systemu. W e-booku „KSeF w praktyce. Twoja baza wiedzy” znajdziesz odpowiedzi na 7 kluczowych problemów:

  1. Czy można poprawić błędy na e-fakturze w KSeF?
  2. Jak poprawić błędy na e-fakturze w KSeF?
  3. Jak unikać błędów na fakturze w KSeF?
  4. Jaka jest różnica między trybami offline i offline24?
  5. Jak wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów?
  6. Jakich dokumentów nie znajdę w KSeF?
  7. Kto powinien mieć dostęp do systemu KSeF?

Wyjaśniają też, dlaczego nie warto zwlekać z wysłaniem faktury do KSeF i co oznacza przesłanie jej w maju zamiast w kwietniu dla nabywcy.

Wnioski? Darmowa aplikacja Podatnika KSeF 2.0 wymaga poprawki, a system sam w sobie jest pełen pułapek, które – zwłaszcza na przełomie miesięcy – mogą prowadzić do kosztownych błędów. Rozwiązaniem może być komercyjne oprogramowanie lub… dogłębna znajomość zasad, którą można zdobyć z praktycznych przewodników.