Czy wiesz, że jeśli twoja firma nie przekracza pewnego miesięcznego limitu, możesz odsunąć w czasie obowiązek fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur aż do 1 stycznia 2027 roku? To nie żart, tylko realne ułatwienie dla najmniejszych przedsiębiorców.

Kto może jeszcze poczekać?

Kluczowy jest tutaj limit 10 000 zł miesięcznie. Jak przypomina Michał Sosnowski z Exorigo-Upos, najmniejsi podatnicy, którzy miesięcznie wystawiają faktury VAT na kwotę nie wyższą niż 10 tys. zł, mogą odsunąć obowiązek fakturowania w KSeF. W 2026 roku mogą więc nadal wystawiać faktury poza systemem – papierowe lub elektroniczne.

„To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system” – przekonuje Ministerstwo Finansów.

Ale uwaga! Do limitu 10 tys. zł nie wlicza się cała sprzedaż, a jedynie ta dokumentowana fakturami w KSeF. Jak zauważa Dominik Szlęzak z kancelarii BTTP, „tylko w teorii limit 10 tys. zł łatwo policzyć”.

Co jeszcze możesz robić poza KSeF w 2026 roku?

Oprócz wystawiania tradycyjnych faktur, do końca 2026 roku można również:

  • Wystawiać faktury przy użyciu kas fiskalnych.
  • Wystawiać paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (tzw. faktury uproszczone).

I tu dobra wiadomość: W 2026 roku nie przewidziano kar za niestosowanie KSeF.

Nie jesteś gotowy od 1 kwietnia? Spokojnie!

Jeśli prowadzisz JDG lub MŚP i nie jesteś w pełni gotowy do wejścia w KSeF od środy, eksperci radzą, żeby nie panikować. Robert Łuszczyna z EY Polska sugeruje, że można przesunąć wystawienie pierwszej faktury o kilka dni.

„W przypadku braku pełnej gotowości, warto odsunąć proces fakturowania o kilka dni. Pozwoli to na uniknięcie błędów oraz konieczności korygowania faktur” – radzi Robert Łuszczyna.

Przypomina, że fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy.

Kluczowe kroki wdrożeniowe

Jeśli jednak twój biznes musi już działać w systemie, czas na konkretne działania. Michał Sosnowski podkreśla, że kluczową kwestią jest autoryzacja w systemie i nadanie dostępu dla biura rachunkowego lub wygenerowanie tokenu dla własnego systemu księgowego.

Dobra wiadomość? Obecnie jest już dostępne logowanie przez mObywatela i bankowość elektroniczną. Ministerstwo Finansów przekonuje, że to najłatwiejszy sposób.

Robert Łuszczyna wskazuje też, że firmy powinny teraz skupić się na finalizacji prac wdrożeniowych oraz przetestowaniu wszystkich typów faktur, jakie będą przez nie wystawiane. Testy są kluczowe z perspektywy późniejszego przygotowywania ewentualnych faktur korygujących.

Nowe zasady, na które musisz uważać

Wdrożenie KSeF to nie tylko technologia, to też zmiana przyzwyczajeń. W mniejszych firmach duże znaczenie mają procedury i organizacja pracy. Trzeba „przećwiczyć” nowe podejście do obiegu dokumentów i zrozumieć, jaki to będzie miało realny wpływ na działanie firmy.

Michał Sosnowski ostrzega, że wystawcy popełniają sporo błędów w KSeF. System sprawdza tylko formalną zgodność e-faktury ze strukturą logiczną (plik XML). Dane merytoryczne – kwoty, poprawność odbiorcy – musisz sprawdzić samodzielnie.

Ekspert zachęca do testowania wysyłki e-faktur z kluczowymi kontrahentami i sprawdzenia, jak wygląda wystawianie faktur w przypadku symulowanej awarii systemu.

Dwie kluczowe różnice, które zmieniają wszystko

Podstawowa zmiana? Fakturę wystawiasz z faktyczną datą jej wygenerowania. Ustawodawca pozwala na przesłanie dokumentu z opóźnieniem (w trybie offline24), ale faktura musi być zarejestrowana w systemie najpóźniej następnego dnia roboczego.

Druga, być może ważniejsza różnica? W KSeF nie ma możliwości modyfikacji ani usunięcia dokumentu. To może być szczególnie bolesne, jeśli omyłkowo wystawisz fakturę na niewłaściwego nabywcę, który będzie mógł ją pobrać z systemu.

Podsumowując: sprawdź, czy kwalifikujesz się do odroczenia, a jeśli nie – działaj metodycznie. Autoryzacja, testy i uważność na dane to klucze do sukcesu w nowej rzeczywistości fakturowania.