Czy Krajowy System e-Faktur jest gotowy na prawdziwy test? Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie firmy o miesięcznych przychodach powyżej 10 tys. zł. To oznacza, że do systemu wpadną mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze – łącznie ponad 2,5 mln podmiotów. Po lutowych problemach z logowaniem to prawdziwe tsunami.

Skala wyzwania jest gigantyczna

Dotychczas system był obowiązkowy tylko dla największych firm – zaledwie 5,1 tys. podmiotów. Mimo to, od 1 lutego do 30 marca, wpłynęło do niego 87 milionów faktur, które wystawiło prawie 346 tys. firm. Rekord padł 3 marca – 3,18 mln dokumentów. Obecnie system jest obciążony tylko w 10 proc.. Od środy wszystko się zmieni.

„KSeF to kolejny milowy krok w cyfryzacji i unowocześnianiu obiegu dokumentów w gospodarce. Początek jak zawsze wiąże się z wyzwaniami” – powiedział 30 marca Zbigniew Stawicki, zastępca szefa KAS.

Ministerstwo Finansów uspokaja. Szef KAS, Marcin Łoboda, deklaruje, że system jest zaprojektowany na przyjęcie 120 mln faktur dziennie. To więcej niż przez całe pierwsze dwa miesiące obowiązkowego funkcjonowania KSeF.

Jak uniknąć powtórki lutowych problemów?

W lutym wiele firm miało kłopoty z logowaniem przez profil zaufany. MF tłumaczyło to jego przeciążeniem. Teraz resort wprowadza dodatkowe metody uwierzytelniania.

„Dzięki przyspieszonej integracji KSeF z tzw. węzłem krajowym osoby korzystające z systemu mogą teraz logować się przez aplikację mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczną), e-dowód albo profil zaufany” – wyjaśnia Marcin Łoboda.

Resort wydał już 2,43 mln certyfikatów dostępu do KSeF dla oprogramowania komercyjnego i spodziewa się, że liczba ta wzrośnie jeszcze o 1-1,5 mln. Dane pokazują, że dotąd 67 proc. podatników logowało się certyfikatami, a 27 proc. tokenami, co wskazuje na dominację programów komercyjnych.

Co nowego w KSeF od 1 kwietnia?

Oprócz gigantycznego rozszerzenia, system zyska kilka nowych funkcji. Oto one:

  • Zgłaszanie faktur scamowych: Podatnicy będą mogli „jednym kliknięciem” zgłaszać fikcyjne faktury otrzymane od oszustów.
  • Ulepszony interfejs: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 stanie się bardziej przyjazna i czytelna dla użytkowników.
  • Faktury VAT RR: Będzie można wystawiać faktury VAT RR i korekty tych faktur, czyli dokumenty dla rolników ryczałtowych.

Ministerstwo pracuje też nad kolejnymi ułatwieniami, jak możliwość odznaczania faktur niepodlegających księgowaniu czy zmiana aplikacji tak, by w maksymalnie trzech krokach dojść do każdej funkcjonalności.

Gdzie leżą prawdziwe ryzyka?

Zdaniem ekspertów, największe wyzwania nie dotyczą samego systemu, ale jego wdrożenia. Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt, zwraca uwagę na kluczowe zmiany.

„Faktura odrzucona przez KSeF nie istnieje w obrocie gospodarczym, dopiero uzyskanie UPO oznacza jej skuteczne wystawienie. Zmianie ulega również moment doręczenia faktury. W KSeF następuje on w chwili nadania numeru przez system” – zaznacza ekspert.

To ma bezpośredni wpływ na terminy płatności i rozliczenia podatkowe. Kluczowa jest więc nie tylko dostępność systemu, ale gotowość milionów przedsiębiorców do pracy na e-fakturach. Czy jesteśmy na to gotowi? Odpowiedź poznamy już za kilka dni.

Źródło: Business Insider Polska, pb.pl