Czy wiesz, że jedna faktura w KSeF może mieć aż trzy różne daty? I że to właśnie one decydują o tym, czy odliczysz VAT i zaliczysz wydatek do kosztów? Nowy system fakturowania wprowadza zupełnie nowe zasady gry, a nieznajomość ich może słono kosztować.

Nowa rzeczywistość: trzy daty zamiast jednej

W świecie papierowych faktur i plików PDF sprawa była prosta – data wystawienia to ta widniejąca na dokumencie. W KSeF to już przeszłość. Teraz data wskazana na fakturze (w polu P_1) może być zupełnie inna niż data przesłania jej do systemu KSeF i moment nadania oficjalnego numeru KSeF.

— Na przełomie miesięcy różnice między tymi datami mogą prowadzić do błędów w rozliczeniach, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy — alarmuje Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt, w rozmowie z Business Insider Polska.

I tu zaczyna się prawdziwy problem. Właściwe określenie, która data jest kluczowa, decyduje o tym, za jaki okres możesz odliczyć podatek VAT i kiedy uwzględnisz wydatek w kosztach uzyskania przychodów. Pomyłka oznacza błędy w deklaracjach i potencjalne spory z fiskusem.

Największe wątpliwości przedsiębiorców

Jak wynika z analizy najnowszych interpretacji podatkowych, przedsiębiorcy najczęściej zgłaszają się do organów skarbowych z dwoma konkretnymi problemami. I trzeba przyznać, że są to sytuacje, które mogą przytrafić się każdej firmie.

Po pierwsze: co zrobić, gdy kontrahent, który ma obowiązek wystawić fakturę w KSeF, przesyła Ci zwykłą fakturę poza systemem? Czy z takiego dokumentu możesz odliczyć VAT i zaliczyć wydatek do kosztów w PIT lub CIT?

Po drugie: jak postąpić, gdy sprzedawca najpierw wystawi fakturę poza KSeF, prześle Ci ją (np. mailem), ale później jednak zdecyduje się przesłać ją do oficjalnego systemu? Która wersja jest wiążąca i na której powinieneś się opierać w swoich rozliczeniach?

Gdzie szukać odpowiedzi?

Na te palące pytania odpowiadają najnowsze interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w marcu i kwietniu 2026 roku. To właśnie one stanowią obecnie główne źródło wytycznych dla przedsiębiorców zmagających się z nową rzeczywistością KSeF.

Fiskus przygląda się obu wspomnianym scenariuszom i udziela konkretnych wskazówek. Co ważne, problem jest na tyle powszechny, że liczba indywidualnych zapytań skierowanych do organów podatkowych wyraźnie to potwierdza.

Dlaczego to takie ważne?

Przejście na KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale fundamentalna zmiana w zasadach dokumentowania transakcji. Data przestaje być pojedynczym, oczywistym elementem faktury – staje się zbiorem informacji, które muszą być ze sobą skoordynowane.

Błędy popełnione na przełomie miesięcy mogą mieć szczególnie dotkliwe konsekwencje, prowadząc do nieprawidłowego zaksięgowania kosztów w niewłaściwym okresie rozliczeniowym lub błędnego odliczenia VAT. W efekcie firma może narazić się na korekty deklaracji, odsetki, a nawet kary.

Co dalej?

Kluczowa jest uważność i precyzja. Sprawdzaj nie tylko datę widniejącą na fakturze, ale także moment jej faktycznego przesłania do systemu KSeF. Pamiętaj, że to drugie ma bezpośredni wpływ na Twój obowiązek podatkowy.

Jeśli masz wątpliwości, warto śledzić kolejne interpretacje wydawane przez Krajową Informację Skarbową. To właśnie one, jak pokazują materiały Business Insider Polska, stanowią obecnie najważniejszy kompas w nowej, nie do końca jeszcze rozpoznanej rzeczywistości KSeF. W końcu w grę wchodzi nie tylko formalność, ale realne pieniądze Twojej firmy.